「意見が飛び交う会議」のたった1つのルール

「意見が飛び交う会議」のたった1つのルール

      2017/06/12

「何時間かけても、何回やっても進まない」―会議と言えば、社内における非効率な業務の象徴です。

 

そんな会議を改革しようと、日本では2000年代から会議の進め方、中身を見直す会社が増えてきました。

 

しかしながら、「参加者が意欲的に意見を語り、飛び交うように議論する」という雰囲気には至らないというのが会議の現況で、そう上手くいくものではありません。

 

これを解決する糸口として、今回は1つのルールをご紹介します。

 

■準備:「会議を開く=コストがかかる」と認識させる

まずは、会議を開く前提について。

進行役だけでなく、参加者が認識しておくべきことです。

 

それは、「会議を一つ開くにも、コストがかかっている」ということです。

コスト意識ですね。

 

社内の会議室を使うといっても、参加する社員一人ひとりには人件費がかかっているのです。

 

会議についても、コスト意識を持つことで

「目標が何かをリーダーに確認しておこう」

「自分の意見と理由を書き出しておこう」

「少しでも会議が進むように自分ができることを努力しよう」

など、参加者もより積極的に臨むことができます。

 

また、進行役も会議の展開をイメージし、進め方や質問の投げかけ方などを考えておくべきです。

さらに、自分の想いや意見を事前に参加者へ伝えておくということも効果的です。

 

 

 

■会議中:「他の意見に絡めて意見を出す」が唯一のルール

すでにタイトルから、ブレスト(ブレーンストーミング)形式の会議を思い浮かべた方もいるでしょう。

 

ブレストは、新しいアイデアをたくさん出すときに行うものですが、今回はその話ではありまあせん。

あくまで事前に考えた意見を出していく形です。

 

さて、会議でのルールは「新しい意見または他人の意見に絡んだ形での意見出しを行う」というものです。

 

単なる批判の発言、無発言はNGです。

他人の意見への同調はOKですが、理由をきちんと話すようにします。

 

たとえば、事前に考えてきた意見が、前の発言者と同じであれば、同調する意思を示してから自分がその意見に至った理由を話します。

 

逆に前の発言者と別の意見であれば、自分の考えとともに前の発言者の意見との違いを話すようにします。

 

ただ、参加者が多いと意見が複数あがりますが、新しい発言者はこれまでのすべての意見に絡める必要はなく、近しいもの、正反対といえるものを挙げ、絡めていくようにします。

 

これによって、次の「決定」のプロセスへ移る前から議論が交わせますし、他の意見と絡めることで新しい意見が生み出される可能性も生じます。

 

少なくとも、多数決や声の大きなものが勝つということはないと思います。

 

 

 

■決定:意見を整理し、今回で結論を出す工夫を

いよいよ会議も終盤に入ると、結論を出し、決定を図ろうとします。

意見が複数あって選べない、検討に必要な材料が揃っていないなどの理由があるかも知れませんが、できるなら次回への持ち込みは避け、決定を図るようにしましょう。

 

「意見が出て、議論が尽くされた段階」または「設定していた終了時間」に近づいてきたら、進行者は決定を図るプロセスへと移ります。

 

ある程度結論が見えている場合は、参加者の同意を得て決定を図ります。

対して、まったく結論が見えない場合でも、一つ一つの意見を比較し、場合によっては多数決を取りながら絞り込みをし、決定への流れを作るようにしましょう。

 

どうしても決定に至らない場合は、現時点での結論と、仮に決定する意見を決めておくと、万一次回へ持ち越しとなっても、スムーズに決定を図ることができそうです。

 

 

 

■まとめ

ここまで記した会議の手法は、万能とは言い切れません。

会議の参加者や社風にあわせてアレンジし、改良を重ねていくべきです。

 

ただ、漫然と開く会議に比べれば、「見直し、準備をする」だけでも大きな改善が期待できますから、思い立ったらぜひ実行していただければと思います。

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