後から役に立つメモの取り方、役に立たないメモの取り 方の違いとは
2017/05/05
あなたはメモをよく取りますか？
仕事を効率的に行う上でメモを取ることは非常に大切なことです。
ただし、何も考えず、単純にメモを取るだけではいけません。
この記事では、よりメモを有効活用し、仕事を効率的に行う方法をご紹介します。
■役に立つメモと役に立たないメモ
自分だけが見るものだと思って適当にメモを取っていませんか？
たかがメモだと思うかもしれませんが、メモの取り方１つでその後の仕事に影響が出ます。
では役に立つメモとはどんなメモなのでしょうか？
役に立つメモと、役に立たないメモの違いをみていきましょう。
きちんと情報が整理されていて後から見やすい、というのが役に立つメモです。
口頭で言われた事を覚えているのには限界があるため、後から確認できるようにとメモを取りますよ
ね。
確認したいことをすぐに探し出せるメモは、関連性を考えられている配置で見やすいという点があります。
反対に、役に立たないメモというのは自分の書いた文字が読めなかったり、探し出すのに苦労するようなメモのことをいいます。
言われたことをそのまま何も考えずに書いてしまうため、後から見返したときにどこが重要なのか分からないのです。
そういうメモは共通して余白がなく、文字だけで埋まっています。
その中から必要項目を探すのは、時間も労力も無駄にしてしまいますよね。
メモが役立つか役立たないという些細なことだけで仕事に支障が出てしまうため、メモの上手な取り方を学んで効率よく仕事に取り組みましょう。
■上手なメモの取り方
上手にメモを取るには次の３点を念頭に置きメモを取るようにしましょう。
まずは「自分だけが見るメモだと思い、適当に書きすぎない」です。
メモした内容を自分以外の人に見せることは滅多にありません。
ですが、自分だけ見るから適当でいいや、と思いすぎると全く整理のされていないメモになってしまいます。
もしかしたら誰かに見せるかもしれない…
と意識を働かせるだけで特に書き方を変えなくてもメモに変化は出てきます。
字を綺麗に書くだけでも良いので意識して書くことに挑戦してみてください。
次に「聞いた事をそのまま書かない」です。
この方法でメモを書いていたという人は根本的な問題として、メモの取り方が分かっていなかったことが原因です。
例えば、○○の報告書を明日の１５時までに仕上げて○○部署のAさんに確認印を貰ってから○○部署のBさんに１８時までに渡してください、と頼まれたとしましょう。
その時に、この聞いたままの文章をメモするのは上手なメモの取り方とは言えません。
書くのは「○○報告書 １５時仕上 明日」「○○(部署)Aさん 印」「○○(部署)Bさん 渡」のように要点だけでいいのです。
後から見返したときに分かりやすいように整理しながら書くことで文章もまとまり、適度に余白
が生まれ読みやすいメモになるのです。
最後に「スケジュール帳へ書く」です。
白紙の小さいメモ帳でも良いのですが、用意できるならスケジュール帳がお勧めです。
なぜなら日程と時間を書く手間が省けて、時間短縮ができ、整理されたメモが完成するからです。
例えば先ほどの例だと、「明日・時間」を書かずに済むので、人が話すスピードでメモを綺麗に書くことができます。
また「明日」という表記も、何日の事を指しているのかが後日見返したときに分かりづらいので、そういった点でもスケジュール帳にメモを取ることは上手なメモの取り方と言えます。
■まとめ
社会人は特に、オフィスや取引先など様々な場所でメモを取ることが多いです。
今まではメモの取り方なんて気にしていなかった…
という人が多そうですが、仕事の完成度や効率を重視するのなら上手なメモの取り方を勉強することは必須と言えそうです。
なるべく短い言葉で分かりやすく完結に、かつ綺麗な字を心がけるだけで上質なメモが完成します。
ぜひ、上手なメモの取り方を実践して効率良く仕事に取り組みましょう。
